Stundensätze & Abrechnung
Preisstufen pflegen, Mitarbeitern zuordnen und Leistungen mit festem Preisstand zur Abrechnung freigeben.
Wer darf was?
Administratoren pflegen Preise und geben Leistungen zur Abrechnung frei. Techniker erfassen Zeiten und Material; die Preisverwaltung und Abrechnungsfreigabe stehen ihnen nicht zur Verfügung. Voraussetzung ist das freigeschaltete Ticketmodul.
Preisstufen zentral pflegen
Öffnen Sie Stundensätze. Legen Sie zuerst die Abrechnungswährung fest: EUR, CHF oder GBP. Die gespeicherte Währung gilt für alle Preisstufen und Materialpreise des Betriebs und kann hier anschließend nicht gewechselt werden.
Über Preisstufe anlegen erfassen Sie eine Bezeichnung und den Nettostundensatz, etwa für Lehrlinge, Techniker oder Spezialisten. Es gibt keine vorgegebenen Preise. Preisstufen können später zentral bearbeitet werden. Eine noch Mitarbeitern zugeordnete Stufe lässt sich erst nach Änderung dieser Zuordnungen deaktivieren.
Preisstufe beim Mitarbeiter auswählen
Unter Benutzer & Rollen wählen Sie beim Anlegen oder Bearbeiten eines Mitarbeiters seine Preisstufe. Arbeit und Fahrt verwenden denselben Stundensatz. Maßgeblich ist der Mitarbeiter, der die Leistung erfasst hat, nicht die aktuelle Ticketzuordnung.
Ohne zugeordnete Preisstufe kann eine Zeitposition nicht berechnet und freigegeben werden. Benutzer können dennoch angelegt werden und Leistungen erfassen. Preise und Zuordnungen wirken auf noch nicht freigegebene Leistungen; bereits freigegebene Preisstände bleiben erhalten.
Leistungen prüfen und freigeben
Öffnen Sie Abrechnung vorbereiten. Filtern Sie nach Zeitraum, Kunde und Freigabestatus; zunächst erscheinen die noch nicht freigegebenen, verrechenbaren Leistungen des aktuellen Monats. Mit Leistung prüfen öffnen Sie die Vorschau einer Position.
- Prüfen Sie Kunde, Mitarbeiter, Leistungsdatum und Beschreibung.
- Arbeit und Fahrt werden minutengenau berechnet: erfasste Minuten mal Nettostundensatz geteilt durch 60. Erst der Positionsbetrag wird auf zwei Nachkommastellen gerundet.
- Für Material trägt ein Administrator den Nettopreis je erfasster Einheit ein. Materialmenge mal Einzelpreis ergibt den Positionsbetrag.
- Fehlen Kunde, Währung, Preisstufe oder Materialpreis, ist keine Freigabe möglich. Nicht verrechenbare Leistungen bleiben ausgeschlossen.
- Bestätigen Sie die Prüfung und wählen Sie Zur Abrechnung freigeben.
Die Freigabe speichert Kunde, Leistung und Preisstand. Die ursprüngliche Zeit oder Materialmenge wird dabei nicht verändert. Wurde die Grundlage zwischenzeitlich geändert, laden und prüfen Sie den aktuellen Stand erneut.
Korrekturen nachvollziehbar vornehmen
Eine freigegebene Leistung ist für Änderungen und Entfernen gesperrt. Auch die Kundenzuordnung ihres Tickets bleibt geschützt. Administratoren können die Freigabe mit einer Begründung zurückziehen, anschließend die Leistung korrigieren und erneut prüfen. Der frühere Freigabebeleg und die Begründung bleiben in der Historie erhalten.
Ist die Leistung bereits einer Rechnungsmappe zugeordnet, muss zuerst die Mappe aufgehoben werden. Nach Beginn einer sevdesk-Übergabe bleibt sie gesperrt.
Ändert sich bei einer noch nicht freigegebenen Materialposition die Beschreibung, Leistungsart oder Einheit, muss der Materialpreis erneut geprüft und gespeichert werden. Eine reine Mengenänderung behält den Einzelpreis bei.
Was die Freigabe umfasst
Die Freigabe selbst bereitet die Abrechnung intern vor. Im nächsten Schritt bündeln Administratoren Positionen in Rechnungsmappen, exportieren sie oder legen optional einen Rechnungsentwurf in sevdesk an. Ein automatischer Rechnungsversand erfolgt nicht. Die bisherigen Leistungsberichte und CSV-Auswertungen dokumentieren weiterhin die tatsächlichen Mengen ohne Preise.
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