Rechnungsmappen & sevdesk
Freigegebene Leistungen je Kunde bündeln, als PDF oder CSV exportieren und optional als Rechnungsentwurf an sevdesk übergeben.
Voraussetzungen
Rechnungsmappen stehen Administratoren im Ticketmodul zur Verfügung. Sie bündeln bereits zur Abrechnung freigegebene Leistungen eines Kunden. Techniker erfassen weiterhin Zeit und Material; sie können keine Mappen oder Rechnungsentwürfe anlegen.
Eine Rechnungsmappe zusammenstellen
- Öffnen Sie Rechnungsmappen in der Verwaltung.
- Wählen Sie den Kunden und den Leistungszeitraum, anschließend Freigegebene Positionen laden.
- Markieren Sie die gewünschten Positionen. Die Auswahl bleibt beim Blättern erhalten; eine Mappe umfasst höchstens 200 Positionen. Beim Wechsel der geladenen Auswahl werden vorhandene Markierungen nach Rückfrage verworfen.
- Geben Sie einen Titel ein und prüfen Sie die Nettosumme. Bestätigen Sie die Auswahl und wählen Sie Mappe anlegen.
Jede Position gehört gleichzeitig höchstens einer aktiven Mappe. Verwendete Positionen erscheinen nicht erneut in der Auswahl. Preis, Menge, Beschreibung und Kunde stammen aus der gespeicherten Leistungsfreigabe. Eine Mappe enthält nur eine Währung. Ändert jemand die Grundlage während Ihrer Bearbeitung, laden und prüfen Sie die Auswahl erneut.
PDF und CSV exportieren
Unter Gespeicherte Mappen können Sie nach Kunde filtern und jede Mappe öffnen. PDF herunterladen erzeugt eine interne Übersicht mit Leistungen und Nettobeträgen auf dem hinterlegten Briefpapier. Ohne gespeichertes Briefpapier ist kein PDF-Export möglich.
CSV herunterladen liefert die Positionen mit Kunde, Ticket, Mitarbeiter, tatsächlicher Menge, Preis, Nettobetrag und Mappenreferenz. Die Datei verwendet UTF-8, Semikolon als Trennzeichen und Dezimalkomma. Textfelder, die Tabellenprogramme als Formel verstehen könnten, erhalten ein vorangestelltes Apostroph. Die Exporte sind interne Abrechnungsunterlagen; sie sind keine Rechnung und bestätigen keine Buchung. Eine automatische Übergabe an SiSaBH ist damit nicht verbunden.
Auswahl korrigieren
Solange noch keine sevdesk-Übergabe begonnen wurde, kann ein Administrator die Mappe mit Begründung aufheben. Die alte Mappe bleibt sichtbar und exportierbar; ihre Positionen stehen wieder für eine neue Zusammenstellung zur Verfügung. Bereits heruntergeladene Dateien werden nicht zurückgerufen.
Die Freigabe einer zugeordneten Leistung kann erst nach Aufheben ihrer Mappe zurückgezogen werden. Die Leistungsansicht verlinkt die betreffende Mappe. Anschließend sind Korrektur und erneute Freigabe wie gewohnt möglich.
Optional einen sevdesk-Rechnungsentwurf anlegen
Die Übergabe verwendet ausschließlich den sevdesk-Zugang Ihres eigenen Betriebs. Erforderlich sind das freigeschaltete sevdesk-Modul, ein eingerichteter API-Zugang und die sevdesk-Kundenzuordnung. Die erste Ausführung im eigenen Konto sollte ein Administrator zusätzlich direkt in sevdesk prüfen.
Öffnen Sie die Mappe und ergänzen Sie unter sevdesk-Rechnungsentwurf:
- die sevdesk-Benutzer-ID und eine passende sevdesk-Einheiten-ID,
- das Rechnungsdatum, frühestens das letzte Leistungsdatum und spätestens heute,
- die vollständige Rechnungsanschrift einschließlich Land,
- den für sämtliche Positionen geltenden regulären Umsatzsteuersatz.
Es wird kein Steuersatz vorgeschlagen. Gemischte Steuersätze und besondere steuerliche Verfahren sind in dieser Übergabe noch nicht abgebildet und müssen außerhalb dieses Ablaufs bearbeitet werden. Verwenden Sie die Funktion nur, wenn die einheitliche reguläre Besteuerung für die ausgewählten Leistungen passt.
Wählen Sie sevdesk-Übergabe prüfen. Kontrollieren Sie den aus sevdesk gelesenen Empfänger, seine Kunden-ID, Ihre Anschrift und die Nettosumme. Erst nach Ihrer Bestätigung erstellt Entwurf in sevdesk anlegen einen Rechnungsentwurf. Änderungen an Ihren Eingaben erfordern eine erneute Prüfung.
Jede freigegebene Leistung wird mit Menge eins und ihrem gespeicherten Nettobetrag als Position übertragen. Die tatsächlichen Minuten beziehungsweise Materialmengen und der Stunden- oder Einzelpreis stehen im Positionstext. So bleibt die freigegebene Nettosumme erhalten. sevdesk vergibt die Entwurfsnummer. Prüfen und versenden Sie die Rechnung anschließend in sevdesk; SiSaMa löst hier keinen Versand aus.
Unterbrochene Übergabe klären
Nach Beginn der Übergabe ist die Mappe gegen Aufheben gesperrt. SiSaMa wiederholt eine unklare Erstellung nicht automatisch. Damit werden zusätzliche Entwürfe durch wiederholte Klicks oder eine unterbrochene Verbindung vermieden.
Ist die Erstellung nicht eindeutig bestätigt, suchen Sie in sevdesk nach der Mappen-ID in der internen Kundennotiz des Entwurfs. Tragen Sie dessen Rechnungs-ID unter Vorhandenen Entwurf abgleichen ein. Der Abgleich prüft Kunde, Mappenreferenz, Währung, Nettosumme und Entwurfsstatus. Eine bereits bekannte Rechnungs-ID kann nicht durch eine andere ersetzt werden.
Wenn sich kein passender Entwurf finden lässt oder er in sevdesk bereits verändert beziehungsweise weiterverarbeitet wurde, muss die Übergabe mit der Administration geklärt werden. Es gibt in SiSaMa derzeit keine Freigabe für einen zweiten Erstellungsversuch und keine automatische Stornierung. PDF und CSV bleiben zur Klärung verfügbar.