Kunden, Kontakte & Standorte
Kunden direkt finden, Stammdaten pflegen und Drucker oder NAS mit geschützten Zugangsdaten dokumentieren.
Mit dem Kunden beginnen
Öffnen Sie Kunden, suchen Sie den gewünschten Eintrag und öffnen Sie dessen Übersicht. Dort finden Sie die freigeschalteten Bereiche des Kunden, etwa Kontakte, Standorte, Tickets, Geräte, Dokumente und Ressourcen.
Direkt zwischen Kunden wechseln
Die Kundensuche in der oberen Leiste ist auf allen Manager-Seiten verfügbar, wenn das Kundenmodul freigeschaltet ist. Sie bleibt auch beim Scrollen erreichbar.
Geben Sie einen Namen, eine Kundennummer, einen Ort, eine Postleitzahl, eine Adresse oder einen Begriff aus den Notizen ein. Ein Klick auf einen Treffer öffnet sofort die Übersicht dieses Kunden. Mit den Pfeiltasten wählen Sie einen Treffer, mit Enter öffnen Sie ihn; Escape schließt die Suche.
Aktive Kunden erscheinen zuerst. Inaktive Einträge sind mit Nur CRM gekennzeichnet. Bei mehr als 20 Treffern grenzen Sie den Suchbegriff ein. Die Suche zeigt ausschließlich Kunden Ihres Mandanten. Die bisherige Filterfunktion in der Kundenliste bleibt verfügbar.
Daten pflegen
- Prüfen Sie vor einer Neuanlage, ob der Kunde bereits vorhanden ist.
- Pflegen Sie die Stammdaten und ordnen Sie Kontakte und Standorte dem richtigen Kunden zu.
- Öffnen Sie aus der Kundenübersicht den gewünschten Fachbereich.
- Speichern Sie Änderungen in der jeweiligen Maske.
Kontakte sind Ansprechpartner des Kunden; Mitarbeiterzugänge Ihres Betriebs werden getrennt unter Benutzer & Rollen verwaltet. Ein Hauptkontakt kann im Kundenportal weitergehende Sicht auf Kundentickets erhalten. Legen Sie diesen Status bewusst fest.
Drucker und NAS als Ressourcen
Öffnen Sie in der Kundenübersicht die Kachel Ressourcen und klicken Sie auf neu. Wählen Sie Drucker oder NAS und vergeben Sie einen Namen. Optional hinterlegen Sie einen Standort, IP-Adresse, Notizen und einen Link zur Verwaltungsoberfläche. Ohne Standort bleibt die Ressource direkt dem Kunden zugeordnet. Die Standortauswahl enthält nur Standorte dieses Kunden; Ohne Standort löst die Zuordnung wieder. Der Link muss mit https:// oder http:// beginnen und darf keine Zugangsdaten enthalten. Links zu internen Geräten sind nur aus einem passenden Netzwerk oder über VPN erreichbar.
Ein Klick auf den Ressourcennamen öffnet das Formular. Alternativ verwenden Sie das Stiftsymbol zum Bearbeiten.
Bereits vorhandene Ressourcen und ihre bisherigen Typen bleiben erhalten und können weiter bearbeitet werden. Die Einträge gehören stets zum jeweiligen Kunden und Mandanten.
Ressourcen und Tickets zuordnen
Ein Ticket kann sich auf eine Ressource, ein Gerät oder ein Netzwerk beziehen. Ein Ressourcenbezug gibt keine zusätzlichen Rechte auf die gespeicherten Zugangsdaten.
Ein Standort mit zugeordneten Ressourcen kann erst entfernt werden, nachdem Sie diese Zuordnungen gelöst haben. Eine Ressource mit Ticketbezügen bleibt ebenfalls geschützt: Lösen Sie zuerst die Bezüge in den Tickets. So werden weder Ressourcen noch Tickets durch das Löschen eines zugeordneten Eintrags mitgelöscht.
Zugangsdaten geschützt verwalten
System- und Mandantenadministratoren können Benutzername und Passwort hinterlegen. Beide Werte werden verschlüsselt gespeichert. Techniker sehen nur, ob Zugangsdaten vorhanden sind; sie können die übrigen Angaben bearbeiten, aber keine Zugangsdaten lesen, verändern oder entfernen. Ressourcen mit Zugangsdaten dürfen nur Administratoren löschen.
Öffnen Sie als Administrator Ressource bearbeiten und wählen Sie Gespeicherte Zugangsdaten anzeigen. Der Abruf wird im Sicherheitsprotokoll festgehalten. Benutzername und Passwort lassen sich einzeln kopieren. Die Anzeige wird nach einer Minute oder beim Schließen des Formulars ausgeblendet; bereits kopierte Werte bleiben in Ihrer Zwischenablage.
Leere Eingabefelder behalten gespeicherte Zugangsdaten bei. Tragen Sie zum Ersetzen einen neuen Wert ein. Zum Entfernen verwenden Sie die jeweilige ausdrückliche Auswahl. Speichern Sie keine Passwörter in Notizen oder Verwaltungslinks, da diese Angaben auch für Techniker sichtbar sind. Das Hinterlegen ändert nicht das Passwort am Drucker oder NAS.
Notizen und Dokumentation
Kundennotizen und Dokumente dienen der internen Arbeitsgrundlage. Prüfen Sie vor einem Export oder einer Weitergabe den Inhalt und Empfänger. Die Kundenübersicht zeigt je nach Modulfreigabe unterschiedliche Bereiche.
sevdesk-Anbindung
Bei freigeschalteter und eingerichteter Anbindung unterstützt die Kundenseite den Abgleich mit sevdesk. Zugangsdaten richtet der Administrator ein. Stimmen Sie vor einem Abgleich die Stammdatenpflege ab, damit keine widersprüchlichen Änderungen entstehen.