Einsatzplanung & Kalender
Kunden- und Tickettermine im eigenständigen Planungsmodul überblicken und bearbeiten.
Eigenständige Einsatzplanung
Einsatzplanung ist ein eigenes Modul. Sie können einen Termin direkt einem Kunden zuordnen, auch wenn kein Ticket vorhanden ist. Öffnen Sie die Einsatzplanung, wählen Sie im Bereich für Kundentermine den Kunden und erfassen Sie Beginn, Ende, Mitarbeiter und Terminangaben.
Mit zusätzlich freigeschaltetem Ticketsystem stehen weiterhin Termine am Ticket zur Verfügung. Geplante Termine sind keine erfassten Arbeitszeiten; dafür verwenden Sie das Modul Leistungen.
Termin am Ticket planen
- Öffnen Sie das gewünschte Ticket und wechseln Sie zu Termine.
- Wählen Sie Termin planen.
- Tragen Sie Terminbezeichnung, Beginn, Ende und bei Bedarf Ort oder einen kurzen Hinweis ein.
- Als Administrator können Sie den zuständigen Mitarbeiter auswählen. Techniker planen für sich selbst.
- Wählen Sie Termin speichern.
Ein ticketbezogener Termin gehört zu genau einem Ticket und einem Mitarbeiter; Kundentermine haben stattdessen einen direkten Kundenbezug. Er kann höchstens 24 Stunden dauern. Termine sind interne Planung: Es werden keine Kunden-E-Mails, Einladungen, Erinnerungen oder Arbeitszeitbuchungen ausgelöst.
Monats-, Wochen- und Tagesansicht
Öffnen Sie Einsatzplanung im Menü oder folgen Sie dem Link im Ticket. Standardmäßig öffnet sich die Monatsansicht. Sie können auch Woche oder Tag sowie eigene Termine, Team oder einen Mitarbeiter wählen. Mit den Pfeilen und Heute wechseln Sie den Zeitraum. Die Monatsansicht zeigt auch am Handy ein kompaktes Raster. Ein Klick auf einen Tag öffnet dessen ausführliche Tagesansicht; bei vielen Terminen führt „weitere“ ebenfalls dorthin.
Über Ticket öffnen gelangen Sie direkt zum zugehörigen Ticket. Ticketbezogene Termine legen Sie dort im Reiter Termine an; direkte Kundentermine erfassen Sie in der Einsatzplanung. Die tatsächlich erfasste Arbeitszeit finden Sie weiterhin unter Leistungen; geplante Dauer zählt dort nicht automatisch mit.
Persönlichen Arbeitstag einstellen
Unter Mein Profil können Sie Beginn und Ende Ihres Arbeitstags festlegen, etwa 07:00 bis 16:00 Uhr. Die Tagesansicht öffnet beim passenden 30-Minuten-Feld des Arbeitsbeginns. Zeiten außerhalb sind dezent markiert; der vollständige Tag bleibt erreichbar. Auch in der Teamansicht gilt der persönliche Anzeigebereich des angemeldeten Benutzers. Es entstehen dadurch weder Zeitbuchungen noch Buchungssperren.
Per Drag-and-drop verschieben
Ziehen Sie am Rechner einen bearbeitbaren Termin auf den gewünschten Tag in der Kalenderansicht. Bestätigen Sie anschließend die Verschiebung. Beginn-Uhrzeit, tatsächliche Dauer und Mitarbeiter bleiben erhalten. In der Tagesansicht können Sie einen Termin zusätzlich auf frühere oder spätere Uhrzeiten im 30-Minuten-Raster ziehen. Die Dauer bleibt erhalten. Für minutengenaue Zeiten oder eine neue Dauer wählen Sie Termin bearbeiten.
Auf dem Handy und per Tastatur steht ebenfalls Termin bearbeiten zur Verfügung. Sie können dort Beginn und Ende vollständig ändern, ohne eine Ziehgeste zu verwenden.
Überschneidungen erkennen
Terminüberschneidung weist auf zeitlich überlappende Termine desselben Mitarbeiters hin. Dabei zählen auch weitere zugängliche Tickets außerhalb eines eingestellten Ticketfilters. Direkt aneinander anschließende Termine gelten nicht als Überschneidung.
Der Hinweis ist keine Buchungssperre oder garantierte Reservierung. Prüfen Sie die Planung nach Änderungen und laden Sie bei gleichzeitiger Bearbeitung den aktuellen Stand neu.
Ändern und Absagen
Techniker dürfen ihre eigenen zugeordneten Termine ändern oder absagen. Administratoren können Termine aller Mitarbeiter ihres Betriebs bearbeiten. Termin absagen entfernt den Termin nach Bestätigung aus der aktiven Planung. Die Absage sendet keine Nachricht an den Kunden und löscht keine erfasste Arbeitszeit.
Bei einer zwischenzeitlichen Änderung durch einen anderen Mitarbeiter wird Ihre Änderung abgewiesen. Laden Sie den aktuellen Stand und prüfen Sie Ihre Planung erneut.
Zeitzone und Zeitumstellung
Alle Terminangaben beziehen sich auf Europe/Berlin, auch wenn das Gerät eine andere Zeitzone verwendet. Nicht existierende oder doppelte Ortszeiten bei der Sommer-/Winterzeitumstellung werden abgewiesen. Wählen Sie dann eine eindeutige Uhrzeit.
Google und Outlook
Die Synchronisierung mit Google Kalender und Microsoft Outlook ist geplant, aber noch nicht verfügbar. Die interne Planung benötigt keinen externen Kalenderzugang.