Rollen, Module & Einstellungen
Rollen, Module und Benutzerplätze verwalten sowie Mandantenadmins bei der Wiederherstellung unterstützen.
Technikerzugang
Techniker arbeiten in den freigeschalteten Modulen ihres Betriebs. Im Ticketsystem sehen sie die für sie freigegebenen Tickets. Ohne Einschränkung sind dies die Tickets des Betriebs. Sie dürfen eigene Zeit- und Materialeinträge korrigieren, aber keine API-Zugangsdaten, Briefpapier oder andere mandantenweite Einstellungen verändern.
Mandantenadministrator
Der Mandantenadministrator verwaltet Mitarbeiter und Rollen seines Betriebs innerhalb der freigeschalteten Benutzerplätze, pflegt die verfügbaren Anbindungen und das Briefpapier. Im Kalkulator kann er Endkundenaufschlag und Preissicht einstellen. Er kann Zeit- und Materialeinträge der Mitarbeiter seines Betriebs bearbeiten.
SiSaMa-Verwaltung
Die übergeordnete SiSaMa-Verwaltung legt Mandanten an und verwaltet deren Freischaltungen. Sie pflegt die Einkaufskonditionen und individuellen Partnerkonditionen. Diese Rechte sind nicht mit der normalen Administration eines Partnerbetriebs gleichzusetzen.
Mitarbeiter und Einstellungen pflegen
Verwenden Sie Benutzer & Rollen für Mitarbeiterkonten und Einstellungen für die verfügbaren Betriebseinstellungen. Kundenkontakte verwalten Sie beim jeweiligen Kunden. Geben Sie jedem Mitarbeiter ein eigenes Konto und wählen Sie die Rolle passend zu seinen Aufgaben.
Anbindungen einrichten
Je nach Modul können Anbindungen wie sevdesk, UniFi und Fernwartung eingerichtet werden. Verwenden Sie nur Zugangsdaten, die für den eigenen Betrieb vorgesehen sind. Nutzen Sie vorhandene Verbindungsprüfungen und beachten Sie Fehlermeldungen. Geben Sie Zugangsdaten nicht in Tickets, Dokumenten oder Screenshots weiter.
Fehlende Funktionen klären
Prüfen Sie zuerst Rolle und Modulfreigabe. Ein freigeschaltetes Modul ersetzt nicht die Einrichtung einer erforderlichen Anbindung. Für technische Unterstützung nutzen Sie office@goell.net.
Preise und Abrechnungsfreigabe
Administratoren verwalten zentrale Mitarbeiter-Preisstufen und prüfen verrechenbare Leistungen unter Abrechnung vorbereiten. Freigegebene Leistungen bleiben bis zum begründeten Rückzug gesperrt. Die Schritte erklärt Stundensätze & Abrechnung.
Partnerangebote verwalten
Die Zuordnung synchronisierter sevdesk-Partner, Nachlaufzeiten, Angebotsmeldungen und die Preisprüfung verspäteter Annahmen liegen beim SiSaMa-Verwalter. Den Ablauf erklärt Partnerangebote & Rückmeldungen. Auftragsbestätigungen werden als Entwurf vorbereitet und anschließend in sevdesk geprüft.
Gemeinsame Katalogpreise und Partnerrechte
Systemadministratoren können die gemeinsamen Netto-Kataloge pflegen und je Katalog einen Partnerbenutzer zum Bearbeiten freigeben. Die Rolle als Mandantenadministrator oder ein normaler Kalkulatorzugang allein enthält dieses Schreibrecht nicht. Den Importablauf erklärt Katalogpreise per CSV pflegen.
Benutzerplätze und Lizenz
Unter Einstellungen → Meine Lizenz sehen Administratoren die belegten und verfügbaren Benutzerplätze sowie die freigeschalteten Module. Die Belegung steht auch unter Benutzer & Rollen.
Standardmäßig sind drei aktive interne Benutzer einschließlich Mandantenadministrator enthalten. Jeder weitere aktive Mitarbeiter benötigt einen zusätzlichen Platz. Deaktivierte Benutzer und Kundenportal-Kontakte zählen nicht mit. Die Grenze gilt beim Anlegen und beim erneuten Aktivieren eines Kontos. Durch Deaktivieren eines nicht mehr benötigten Mitarbeiters wird ein Platz frei.
Liegt die Belegung eines bestehenden Betriebs bereits über dem Limit, bleiben die bisherigen Konten erhalten. Weitere aktive Konten können erst nach einer Anpassung angelegt werden. Zusätzliche Plätze und Module vereinbaren Sie mit dem Betreiber; Mandantenadministratoren können ihre Lizenz nicht selbst erweitern.
Lizenzen als SiSaMa-Verwalter pflegen
Öffnen Sie SiSaMa-Verwaltung → Mandant & Lizenz verwalten → Lizenzverwaltung. Dort pflegen Sie die Anzahl zusätzlicher Benutzerplätze und die Modulfreigaben gemeinsam. Lizenz speichern übernimmt die Auswahl. Wird die Lizenz gleichzeitig geändert, laden Sie den aktuellen Stand neu und prüfen Ihre Eingaben noch einmal.
Eine Reduzierung zusätzlicher Plätze ist nur möglich, wenn die aktive Belegung in das neue Limit passt. Beim Abschalten eines Moduls bleiben dessen Daten erhalten. Geschäftsbereiche setzen die Kundenbasis voraus; diese wird bei der Freigabe mitberücksichtigt. Freigeschaltete Module sind anschließend nutzbar, benötigen aber gegebenenfalls noch eine eigene Anbindung.
Die Freischaltung erfolgt derzeit durch die SiSaMa-Verwaltung. Automatische Rechnungen für Benutzerplätze und Module sowie deren Versand über sevdesk sind als spätere Erweiterung vorgesehen und noch nicht aktiv.
Einstellungen passend zu Modulen
Die globalen Einstellungen zeigen nur die Bereiche freigeschalteter Module:
- Eigene sevdesk-Anbindung: sevdesk-Zugang.
- Netzwerkdokumentation: UniFi-Anbindung.
- Geräte & Fernwartung: SISA-Remote, Agent-Versionen und Supportangaben, Softwarefilter und Installationsmedium.
- Tickets & Kundenportal: Postfächer.
Sicherheit und PDF/Briefpapier bleiben allgemeine Administratoreinstellungen. Speichern betrifft den geöffneten Bereich. Lizenzänderungen werden beim nächsten Wechsel innerhalb des Managers neu geladen; bereits offene Funktionen können nach einem Entzug nicht mehr über die API genutzt werden.
Geplante Zugriffsrechte für Technikergruppen
Die bestehenden Ticketfreigaben gelten für Tickets. Eine darüber hinausgehende, vom Mandantenadministrator gepflegte Freigabe von Kunden, Geräten, Daten und Dokumentationen an Technikergruppen ist geplant. Sie ist noch keine allgemeine Zugriffsbeschränkung aller Kundenbereiche.
Mandantenadmin beim Passwort-Reset unterstützen
Öffnen Sie als Systemadministrator SiSaMa-Verwaltung → Mandant & Lizenz verwalten → Mandantenadmins: Passwort zurücksetzen. Prüfen Sie vor der Übergabe die Identität des Mandantenadmins. Wählen Sie beim aktiven Konto Reset-Link erstellen und bestätigen Sie mit Ihrem eigenen aktuellen Passwort sowie gegebenenfalls Ihrem Zwei-Faktor-Code.
Der erzeugte Link gilt 15 Minuten und lässt sich über Link kopieren persönlich über einen sicheren Kontaktweg übergeben. Er wird nur bei der Erstellung angezeigt. Ein neu erstellter Link ersetzt den vorherigen Admin-Reset-Link. Erst die Verwendung setzt das Passwort zurück und meldet bestehende Sitzungen ab. Eine eingerichtete Zwei-Faktor-Anmeldung bleibt bestehen. Mandantenadministratoren und Techniker besitzen diese übergeordnete Reset-Funktion nicht.
Zentralen Konto-Absender festlegen
Unter Einstellungen → Zentraler Versand für Konto-Mails wählt ausschließlich der Systemadministrator ein aktives Postfach seines Betreibermandanten als SiSaMa-Absender. Bestätigen Sie mit Ihrem aktuellen Passwort und gegebenenfalls dem Zwei-Faktor-Code und wählen Sie Absender für alle Mandanten speichern. Damit beauftragen Sie den Versand von Konto-Bestätigungen und Wiederherstellungs-Mails ausdrücklich für alle Mandanten; neue Mandanten übernehmen diese Freigabe. Die Empfängerbetriebe benötigen dafür kein Ticketmodul und kein eigenes Postfach.
Der Absender muss bereits mit einem funktionierenden SMTP-Zugang eingerichtet sein. Prüfen Sie vor der Nutzung einen vollständigen Bestätigungs- und Wiederherstellungsablauf mit einem eigenen Testkonto und kontrollieren Sie den tatsächlichen Posteingang. Ein weiterhin als Konto-Absender verwendetes Postfach kann nicht gelöscht werden; wechseln oder deaktivieren Sie zuerst diese Zuordnung. Persönliche Empfängeradressen richten die Benutzer selbst im Profil ein und bestätigen sie.