Partnerangebote & Rückmeldungen
sevdesk-Partner zuordnen, Angebote beantworten und Auftragsbestätigungen zur Prüfung vorbereiten.
Partner aus sevdesk zuordnen
Der ausstellende Betrieb verwendet seine eigene sevdesk-Anbindung. Die sevdesk-Kategorie Partner bestimmt, welche synchronisierten Kontakte in der Partnerauswahl angeboten werden. Kunden und Lieferanten werden dadurch nicht automatisch zu SiSaMa-Partnern.
- Ein Administrator synchronisiert die Kontakte unter Kunden mit sevdesk.
- Der SiSaMa-Verwalter öffnet Mandanten. Beim Anlegen wählt er unter Synchronisierter sevdesk-Partner den passenden Kontakt; Firmenname und technische Zuordnung werden übernommen.
- Die Angebots-E-Mail, Firmenanschrift, Ansprechperson und benötigten Module werden geprüft und ergänzt. Die Kontaktwahl allein legt keinen Zugang an; dafür muss der Mandant gespeichert werden.
- Bei bestehenden Partnern erfolgt die Auswahl unter Mandant bearbeiten → Einkaufskonditionen & Nachfassen. Dort wird auch der Angebotsaussteller festgelegt.
- Am ausstellenden Mandanten wird unter Ausstellerkonfiguration mit Benutzer aus sevdesk laden der passende sevdesk-Ansprechpartner ausgewählt. Anschließend Konditionen speichern.
Angebot und Nachfrage beantworten
Angebot anfordern im Partner-Kalkulator startet den eingerichteten B2B-Angebotsablauf. Angebots- und Nachfragemails enthalten die Auswahl Ja, Nein und Vielleicht. Bereits versandte ältere Mails erhalten keine nachträglichen Links; die nächsten über den neuen Ablauf versandten Mails enthalten sie.
Der Link öffnet eine Antwortseite mit Aussteller, Partner, Angebotsnummer, Nettosumme und Preisgültigkeit. Die Auswahl ist zunächst nur vorgemerkt. Erst nach Prüfung, Ankreuzen der Bestätigung und Rückmeldung bestätigen wird sie gespeichert. Die Antwortseite benötigt keine Manager-Anmeldung.
- Ja: Die Annahme wird gespeichert und das Nachfassen beendet. Der Ablauf bereitet eine Auftragsbestätigung als Entwurf im sevdesk-Konto des Ausstellers vor. Die SiSaMa-Verwaltung erhält eine Meldung im Manager.
- Nein: Die Ablehnung wird gespeichert, mit sevdesk abgeglichen und das Nachfassen beendet. Ein noch ausstehender Abgleich wird als solcher angezeigt.
- Vielleicht: Das Angebot bleibt offen. Die nächste Nachfrage liegt standardmäßig sieben Tage nach der Antwort. Die Abschlussfrist verschiebt sich ebenfalls; die Preisgültigkeit wird dadurch nicht verlängert.
Die Verarbeitung mit sevdesk erfolgt im Hintergrund. Annahme eingegangen bestätigt den Eingang der Antwort; erst die angezeigte Auftragsbestätigung bestätigt den vorbereiteten Entwurf.
Nachlaufzeit einstellen
Der SiSaMa-Verwalter legt unter Einkaufskonditionen & Nachfassen → Bei Vielleicht erneut nachfragen nach Tagen einen Wert von 1 bis 90 Tagen fest. Standard sind sieben Tage. Diese Vorgabe wird bei neuen Angebotsanforderungen übernommen; bestehende Anforderungen behalten ihren gespeicherten Plan. Das Abschalten von Automatisches Nachfassen aktiv pausiert Nachfragen und die automatische Ablehnung auch bei laufenden Angeboten.
Annahmen und Auftragsbestätigungen prüfen
Neue Angebotsmeldungen erscheinen oben im Manager. Der Link führt zu Mandanten → Angebote & Abschlussquote. Dort stehen Rückmeldung, nächste Nachfrage, Abschlussfrist und gegebenenfalls Nummer des Auftragsbestätigungsentwurfs. Aktualisieren lädt den aktuellen Verarbeitungsstand.
Ist die Preisgültigkeit bei Annahme abgelaufen, erscheint Preisprüfung erforderlich. Der SiSaMa-Verwalter prüft den angezeigten unveränderten Nettopreis, dokumentiert die Begründung und bestätigt die Freigabe. Erst danach wird die Auftragsbestätigung vorbereitet. Soll der Preis geändert werden, wird dieser alte Preisstand nicht freigegeben; dafür ist ein neues Angebot nötig.
Die vorbereitete Auftragsbestätigung wird nicht automatisch verschickt. Prüfen Sie den Entwurf in sevdesk und führen Sie Freigabe und Versand dort aus. Meldungen können nach abgeschlossener Verarbeitung als gelesen markiert werden.
Wenn eine Rückmeldung nicht abgeschlossen werden kann
Bei Manuelle Prüfung nötig prüft der Verwalter zuerst den vorhandenen Beleg in sevdesk. Für ein angenommenes Angebot kann er die sevdesk-ID der bereits vorhandenen Auftragsbestätigung unter Rückmeldung und vorhandenen Beleg abgleichen prüfen lassen. Dabei werden Aussteller, Partnerkontakt, Angebotsbezug, Betrag, Währung und Entwurfsstatus kontrolliert. Es wird kein zweiter Entwurf angelegt.
Eine unklare Erstellung wird nicht automatisch wiederholt. Fehlt ein vorhandener Entwurf, muss der Vorgang in sevdesk geklärt werden. Auch ein gewechseltes Konto oder eine geänderte Partnerzuordnung kann die automatische Verarbeitung anhalten. Ungültige oder abgelaufene Antwortlinks erlauben keine Rückmeldung.
Die Integration setzt passende sevdesk-Berechtigungen und eine vollständige Konfiguration voraus. Die erste echte Angebotsanforderung einschließlich Versand und Auftragsbestätigung sollte im eigenen Konto begleitet geprüft werden; die technische Abnahme legt keine echten Testbelege an.