Ticket-Versand klären
Versandstatus prüfen, unklare Aufträge klären und erneute Versuche bewusst freigeben.
Versandaufträge finden
Öffnen Sie im Manager Verwaltung → Ticket-Versand. Dieser Bereich ist Administratoren des eigenen Betriebs mit aktiviertem Ticketmodul vorbehalten. Die Standardansicht Klärung nötig zeigt fehlgeschlagene und unklare Aufträge.
Filtern Sie nach Versandstatus oder suchen Sie nach Ticketnummer, Betreff oder gespeichertem Empfänger. Weitere Treffer erreichen Sie über die Seitenschaltflächen. Aktualisieren lädt den aktuellen Stand; die Ansicht aktualisiert sich nicht automatisch.
Status richtig verstehen
- Wartet auf Versand: Der Auftrag wartet auf den nächsten möglichen Versuch. Das angezeigte Datum ist der früheste Zeitpunkt, keine Zustellgarantie.
- Wird versendet: Ein Versandversuch läuft. Dieser Zustand lässt sich hier nicht manuell ändern.
- Vom Mailserver angenommen: Der ausgehende Mailserver hat die Nachricht angenommen. Dies ist kein Zustell- oder Lesebeleg.
- Versand fehlgeschlagen: Die automatische Bearbeitung ist ohne Erfolg beendet.
- Versand unklar: Ob der Mailserver die Nachricht angenommen hat, lässt sich aus dem Versuch nicht sicher bestimmen. Es gibt keine automatische Wiederholung.
- Versand manuell bestätigt: Ein Administrator hat einen externen Nachweis geprüft und das Ergebnis dokumentiert.
- Ohne weiteren Versand abgeschlossen: Der Auftrag wird nicht erneut versendet. Eine möglicherweise schon versendete E-Mail wird dadurch nicht zurückgerufen.
Einen Auftrag prüfen
- Wählen Sie Versand prüfen am betreffenden Auftrag.
- Prüfen Sie den gespeicherten Empfänger, das Postfach und die Anzahl bisheriger Versuche.
- Klappen Sie Ausgangsnachricht auf. Dort stehen der ursprüngliche Text und die Nachrichtenkennung für die Suche im Postfach oder Mailserverprotokoll.
- Prüfen Sie bei unklarem Status den tatsächlichen Versand außerhalb des Managers.
Der gespeicherte Empfänger und die Nachricht bleiben bei einer Wiederholung gleich. Eine spätere Empfängeränderung am Ticket ändert diesen Auftrag nicht. Ist die alte Adresse falsch, schließen Sie den Auftrag ohne weiteren Versand ab und verfassen Sie nach Korrektur des Ticketempfängers eine neue Antwort.
Die Klärung speichern
Für fehlgeschlagene oder unklare Aufträge wählen Sie eine passende Aktion:
- Erneuten Versand vormerken: Gibt genau einen zusätzlichen Versuch frei. Bei erneutem Fehler beginnt keine neue automatische Serie. Ein aktives vorhandenes Postfach und die ursprüngliche Ausgangsnachricht sind erforderlich. Bei unklarem vorherigem Versand lässt sich eine doppelte Zustellung technisch nicht ausschließen.
- Versand manuell bestätigen: Steht nur bei unklarem Status zur Verfügung. Nutzen Sie die Aktion nach Prüfung eines externen Versandnachweises. Dabei wird keine E-Mail versendet.
- Ohne weiteren Versand abschließen: Beendet den Auftrag ohne zusätzlichen Versand.
Tragen Sie das Prüfergebnis / die Begründung ein, setzen Sie die zur Aktion passende Bestätigung und wählen Sie Klärung speichern. Keine Kennwörter oder Zugangsdaten in die Begründung aufnehmen. Laufende, wartende oder bereits abgeschlossene Aufträge lassen sich hier nicht manuell ändern.
Konflikte und Verlauf
Wenn jemand den Auftrag inzwischen geändert hat, bleibt Ihre Begründung erhalten. Mit Aktuellen Stand laden laden Sie den Auftrag erneut; Aktion und Bestätigung müssen danach neu gewählt werden. Bei einem Verbindungsfehler bleiben die Eingaben bestehen. Eine unveränderte Wiederholung derselben Klärung erzeugt keinen zusätzlichen Auftrag.
Die letzten 50 manuellen Klärungen zeigen Aktion, Zeitpunkt, Bearbeiter, vorherigen Status und Begründung. Die ursprüngliche Ticketnachricht bleibt erhalten; ihr Versandstatus zeigt auch manuelle Bestätigungen und Abschlüsse an.